Tiếng Việt
English
Từ năm 2025, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số trường hợp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh sẽ không cần phải lập hóa đơn khi thực hiện giao dịch. Cùng với đó, quy định về nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn cũng được làm rõ nhằm chuẩn hóa việc quản lý hóa đơn điện tử và chứng từ khấu trừ thuế.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, đầy đủ giúp doanh nghiệp và kế toán nắm bắt kịp thời các thay đổi quan trọng.
1. Các trường hợp không phải xuất hóa đơn theo quy định năm 2025
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, những trường hợp sau đây không bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử:
1.1. Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, hàng mẫu
Doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để thực hiện các chương trình khuyến mãi, gửi hàng mẫu cho khách, tặng quà không thu tiền thì không cần lập hóa đơn. Tuy nhiên, việc này vẫn cần được ghi nhận bằng chứng từ nội bộ hoặc báo cáo theo quy định của cơ quan thuế nếu được yêu cầu.
1.2. Hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ
Nếu doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hàng giữa các kho nội bộ hoặc dùng để phục vụ sản xuất kinh doanh nội bộ, không phát sinh doanh thu thì không cần lập hóa đơn. Trường hợp có doanh thu phát sinh hoặc dùng để trả thay lương cho nhân viên thì vẫn phải lập hóa đơn và kê khai thuế theo quy định.
1.3. Cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa
Các giao dịch không làm phát sinh doanh thu như cho vay, mượn hàng hóa hay hoàn trả sản phẩm sẽ không yêu cầu lập hóa đơn. Tuy nhiên, phải có biên bản hoặc phiếu xác nhận rõ ràng giữa các bên để tránh tranh chấp.
1.4. Thu hộ, chi hộ không liên quan đến hoạt động kinh doanh
Nếu doanh nghiệp thực hiện thu hộ hoặc chi hộ cho bên thứ ba mà không phát sinh doanh thu hay lợi nhuận thì không cần lập hóa đơn. Tuy vậy, cần có chứng từ đi kèm thể hiện rõ hoạt động thu/chi hộ.
1.5. Các khoản thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước
Đối với các khoản lệ phí như lệ phí hộ tịch, lệ phí trước bạ, thuế môn bài... nếu đã có quy định thu bằng biên lai thì không bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử.
.png)
2. Nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn
Cơ sở dữ liệu hóa đơn là tập hợp các hóa đơn điện tử và chứng từ liên quan được lập và lưu trữ theo quy định của cơ quan thuế. Từ năm 2025, việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
2.1. Lập hóa đơn đúng thời điểm và đối tượng
Tất cả hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả trong các trường hợp như biếu, tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ, trả thay lương, nếu có phát sinh thuế GTGT hoặc doanh thu, đều phải lập hóa đơn điện tử.
2.2. Định dạng hóa đơn đúng quy chuẩn
Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng dữ liệu chuẩn do Tổng cục Thuế quy định. Cơ sở dữ liệu phải được lưu trữ trên hệ thống điện tử có khả năng kết nối, đồng bộ và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế trong thời gian thực hoặc định kỳ.
2.3. Sử dụng chứng từ thay thế trong một số trường hợp
Đối với các khoản thuế thu nhập cá nhân hoặc phí, lệ phí không bắt buộc phải lập hóa đơn, doanh nghiệp có thể sử dụng biên lai, chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu quy định.
2.4. Quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
-
Nếu cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ một lần trong năm.
-
Nếu không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: cấp theo từng lần khấu trừ, hoặc theo yêu cầu của người lao động.
3. Lợi ích khi áp dụng đúng quy định
Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các trường hợp không phải xuất hóa đơn và xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn đúng chuẩn sẽ mang lại nhiều lợi ích:
-
Giảm thiểu rủi ro sai phạm, tránh bị xử phạt hành chính liên quan đến hóa đơn.
-
Tối ưu hóa công tác kế toán và tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính.
-
Đảm bảo việc kê khai, nộp thuế chính xác, minh bạch và đúng quy định.
-
Nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ và kiểm soát rủi ro trong doanh nghiệp.
.png)
4. Một số lưu ý quan trọng
-
Mặc dù không phải lập hóa đơn trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.
-
Doanh nghiệp cần cập nhật liên tục các văn bản hướng dẫn thi hành từ Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính để điều chỉnh quy trình kế toán kịp thời.
-
Việc áp dụng hóa đơn điện tử cần đúng quy định về nội dung, định dạng và thời gian phát hành.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất!
